In diesem Beitrag geht es um folgende Veranstaltungen:
- Open Space Remote
- Big Room Veranstaltungen Remote
- Unternehmensveranstaltungen / Kundentage Remote
- Konferenzen / Barcamps Remote
Geht das überhaupt? Geht es den Geist solcher Menschensammlungen auch online gerade in der Zeiten von Korona-Krise aufzuwecken und positiv zur Lösung von komplexesten Problemen zu benutzen, analog dem, was schon mehrere Jahre mit dem Einzug von Open Space Technologie erfolgreich passiert?
Kann man in online Welt auch die Zwischendiskussionen, die in der Kaffeepause oder im Abschluss an der Bar spontan geschehen, nachbilden? Können die Teilnehmern die Art und Weise der Arbeit online selbstbestimmen, in dem sie entscheiden, wo und was für sie interessant ist und entsprechend dem Gesetz der 2 Füße (Law of Mobility) eine Gruppe verlassen bzw. wechseln?
Geht es auch die externe Besuchern, Stakeholder, Fachleute, Beamten und Kunden ohne weiteres einzuladen und denen Mitspracherecht zu gewähren?
Gibt es die Möglichkeit ein Gespräch spontan mit einem anderen Teilnehmer zu starten?
Alle diese Herausforderungen und gleichzeitig Möglichkeiten, stehen hinter und bilden für die Teilnehmern den notwendigen sicheren, angenehmen und ruhigen Raum für die Arbeit. Was natürlich alle Komplikationen der Online-Welt nicht ausschließt. Denn die Vorbereitung in Online Welt ist etwas anders. Der Zeitlauf ist anders. Werkzeuge.
Die Ergebnisse sind jedoch machbar wie die Praxis zeigt zu erzielen.
Die Open Space Technologie.
Für die praktischen Grundlagen sorgt hier nach wie vor das Buch „Open Space Technology: A User’s Guide“ von Harrison H. Owen. Ist zu empfehlen zu lesen, das Buch dient wie eine praktische Anleitung und gleichzeitig Inspiration für die Facilitator. Wer schneller einen Einstieg braucht kann mit dem Video https://youtu.be/M_jhcvCYBbg oder mit dem https://youtu.be/XCPZ5iQLlnA oder auch sicherlich einem anderen Video einen Überblick verschaffen.
Tools.
Zu der Umsetzung gehört gute Vorbereitung. Auswahl von dem Werkzeug für die remote Arbeit hängt von dem Publikum so wie Zielen der Veranstaltung. Das kann eine Kombination aus unterschiedlichen Tools sein:
GoogleDocs (http://docs.google.com), groupmap (maps.groupmap.com), mindmeister (www.mindmeister.com), miro (miro.com), MURAL (www.mural.co) können dafür benutzt werden um die Interaktion in der verteilten kleineren und größeren (Marketplace) Gruppen zur Generierung, Erarbeitung und Notieren von Lösungen und Prozeduren zu ermöglichen. Zoom, MSTeams, Jitsi, Webex Meetings oder andere sind wahlweise sinnvoll um Video-Kommunikation zu erschaffen.
Die Vorbereitung
Für die Vorbereitung gehört realistische Zeitplan mit genügend Zeit für Pausen zwischendurch, denn online Fokus erfahrungsgemäß zu halten fällt normalen Menschen viel schwieriger als live. Empfohlen wird Halbe-Stunde-Arbeitstakt mit jeweils 5-10 Minuten folgenden Pause.
Eine kurze (Video) Anleitung zu verwendenden Software mit den entsprechenden Links auf Installation (Online) Quellen ist sinnvoll im Voraus an die Teilnehmern (auch externen Kunden, Stakeholder) zu senden. Die Teilnehmer sollten darum kümmern eine anständige Internet-Verbindung zu haben, um in der Video/Audio-Kommunikation problemlos Präsenz zu sein. Wenn die Teilnehmer im Vorab über das Thema und Ziele der Veranstaltung auch im Klaren sind, spart es sicherlich auch Zeit während der Konferenz selbst und ggf. bringt etwas mehr Optionen und Ergebnisse in der produktiven Phase.
Ebenso sind alle Breakout-Räume für spontane und Gruppen Gespräche vorher aufzusetzen. Noch besser ist es, wenn die virtuellen Räume die reale abbilden, im Fall, wo es um eine Organisation geht, wo die Teilnehmer sich mit der realen Infrastruktur auskennen. Das würde ermöglichen auch gemeinsamen Lunch- und Kaffee-Pausen, wo die Menschen gemeinsam die Chancen zu entspannten Kommunikation gerade zwischendurch nutzen würden. Die Links zur Teilnahme / Anmeldung an die virtuelle Breakout-Räume (zu mindestens zur Marketplace) sind auch im Voraus zu versenden, denn im Laufe der Arbeit ist immer wieder möglich, dass eine oder andere wegfällt / abmeldet / offline geht und dann wieder einen Weg zurück haben sollte.
Alle diese Möglichkeiten sind in der modernen Videokonferenzprogrammen abzubilden. Z.B. in Zoom sind die virtuellen Räume als Breakout Sessions einstellbar. In MSTeams ebenso – ein Beispiel dazu wie Breakout Rooms mit MS Teams zu nutzen siehe
Genauso ist es möglich die virtuelle Räume in der virtuellen Welt selbstständig zu verlassen bzw. zu wechseln, sowie zusätzliche Kommunikation in den dazugehörigen Chats durchzuführen, wenn das Thema abweicht oder die Informationen an alle verteilt werden sollten.
Eine witzige Möglichkeit der Abbildung der realen Räume in der online Welt, wo man gleich einen Überblick über die Räume bekommt und sieht wer wo ist (alleine, zu zweit, usw.), noch mehr virtuell in dem Raum klopfen oder einen rufen kann ist bei https://www.sococo.com/ gegeben.
Die Ausarbeitung und Notieren der Ergebnisse in der Kollaborationssoftware (googleDocs und andere) soll auch im vorwärts vorbereitet werden. Die einfachste Struktur wäre:
- Haupt Session
- Gruppen / Problem / Fragestelllung Session 1
- …Session 2
- …
Die Struktur der einzelnen Gruppen-Sessionen ist z.B. somit möglich:
- Teilnehmer (muss nicht sein)
- Protokollführer
- Situation/Kontext
- Hintergrund/Herausforderung
- Lösungsansätze
Eine freiere Struktur ist auch möglich – virtuelle Zetteln, die an einzelnen Gruppen-Boards angepinnt werden, im Miro oder in MURAL lassen keine Wünsche offen.
Umsetzung
Wenn die Vorbereitung ernst durchgeführt wurde, ist der Ablauf nicht viel komplexer als in realer Welt.
- Smalltalk, Offene Fragen
- Willkommensgruß
- Thema angeben / Thema-Vorschläge einholen und auswählen
- Prozess beschreiben
- Fragen stellen lassen
- Gruppen arbeiten lassen
- Gruppen Ergebnisse vorstellen lassen
- Ggf. p.6-7 wiederholen
- Am Ende Feedback holen.
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