Vermitteln des richtigen Verständnisses von Agilität und ihrer Anwendung und unterstützen bei der Durchführung von Scrum Ereignissen bei Bedarf oder auf Anfrage in der Remote Arbeit
Vermitteln des richtigen Verständnisses von Agilität und ihrer Anwendung
Der Dienst des Scrum Masters für den Product Owner
„Vermitteln von Agilität“-Dienst laut dem Scrum Guide ist vor allem für den Product Owner bestimmt. Ich persönlich würde das breiter sehen, denn dieser Dienst erweist sich sicher als nützlich für das ganze Scrum Team. Tatsächlich neigen ehemalige und neue in die Rolle Product Owner eintretenden Führungskräfte das, was denen in Scrum passt, sehr gerne übernehmen. Jedoch falls die anderen Regeln hier und dort nicht für sie gewünscht sind, werden diese Scrum Regeln gerne ignoriert und nicht eingehalten. Somit verursachen die Product Owner sehr häufig leider die Probleme in Scrum. Es ist aber sinnvoller gleich das ganze Scrum Team zu coachen, als das einzelne Scrum-Team Teilnehmer (Product Owner).
Laut Scrum-Guide sollte die Zusammenarbeit von Auge zu Auge stattfinden. Und in dem ersten Moment scheint das Homeoffice der Regel zu wiedersprechen. Denn gefühlt gibt es kaum Raum für Emotionen bei der ortsunabhängigen Arbeit. Die Kommunikation wird dadurch eingeschränkt, dass die Menschen nicht in einem Büro zusammen sitzen, gemeinsam Pausen machen, Smalltalk führen und in der Küche zufällig persönlich treffen. Wie kann man Menschen links und rechts bei einem virtuellen Treffen abholen, wenn man nicht die Gesichte, Geste und Mimik sieht, was bekanntlich immer noch die Mehrheit in der Kommunikation bildet? Wie kann man dabei noch Agilität beibringen? Geht es sogar in der Situation Team-Defizite zu erkennen und ggf. Workshops ans Team anzubieten?
Es ist ein bekannter Fakt, dass es viel schwieriger fällt konzentrierte Aufmerksamkeit online zu behalten als in der realen Welt. Der Grund dafür ist, dass einem auf einen Punkt zu starren (Bildschirm) fällt es bei komplexeren Inhalte wesentlich schwerer als bei der persönlichen Unterhaltung. Menschen werden schneller übermüdet. Wie sind in dem Fall dann die entsprechenden Schulungen/Workshops remote durchzuführen?
Wie geht es besser notwendige Impulse für die Agilität bei dem Homeoffice anzubieten?
Lösungen.
Vermitteln des richtigen Verständnisses von Agilität und ihrer Anwendung beim Homeoffice
Erstens soll man eine Umgebung schaffen, wo die Kommunikation dauerhaft, nachhaltig und sicher laufen kann.
Ein sehr wichtiger Aspekt, der massiv die Kommunikation fördern wird, ist die Visualisierung der Kommunikation mit dem Benutzen von Kameras (Videokonferenz). Leider kann es häufig vorkommen, dass dies aus einem oder anderem Grund geweigert wird. Einen Vorschlag zur besseren Einbeziehung von Teilnehmern finden Sie unter dem Beitrag „Einzelne Teammitglieder verweigern Kameranutzung“ https://remote-scrum.de/?p=7710 .
Allgemein ist sehr wichtig in Team ein sicheres Umfeld zu schaffen. Dazu gehört die Aufklärung über die Fehlerkultur, Toleranz und Rücksicht auf nationale, ort- und zeitbedingte Besonderheiten. Die Scrum-Teilnehmer sollten sich wohl fühlen und keine Angst haben, Offenheit zu leben. Hier kann man mit eigenem Beispiel nach vorne gehen und als Vorbild dienen, z.B. auch mal extra einen Getränk mitzubringen und die anderen dazu zu animieren.
Es ist sinnvoll, sich mit dem Team immer etwas früher zu treffen, um in einem lockerem Gespräch Vertrauen aufzubauen. Hier kommen offene Eisbrecher-Fragen zum Einsatz, Smalltalks sollten zu Normalität gehören. Aber auch mehr. Um langfristig Kommunikation zu fördern führt man mit dem Team unterschiedliche Online Spiele, die auch ohne großen Aufwand durchgeführt werden könnten. Das könnte „Two truths and one lie“, „Picture sharing“ oder „Building a storyline“ Spiel sein. Denkbar sind auch private Gespräche/Treffen zum Kaffe, Lunch oder gar Online-Teamaufbau-Events, wie z.B. gemeinsamer Spaziergang mit Audiokonferenz, Kaffe-Session in Kaffe Shop oder Movie-Nacht, wo man abends gemeinsam einen Film anschauen und dabei umtauschen kann.
Falls nötig darf man auch mal eine künstliche Frage kreieren. Schritt für Schritt kommen dann andere Fragen im Team. Dann kann man nach die Probleme, Hindernisse und Störungen angehen und vor allem die Missverständnisse in der Agilität aufspüren, notieren um später einen Workshop vorzubereiten.
Eine der Möglichkeiten ist ein „Arbeitsraum“ zu schaffen, wo alle sich morgens ab einer bestimmten Zeit treffen können. Das ist eine Videokonferenz (Meeting), der dauerhaft bereit und offen für alle ist, wo man gemeinsam morgen Kaffee trinken kann und später in Ruhe auch arbeiten, um Motivation hochzuhalten und immer die Möglichkeit zu haben mit anderen Teilnehmern gleich in anderen Breakout-Sessionen zu kommunizieren. Der Scrum Master kann bei solchen Gesprächen die Problemzonen aufspüren und notieren, entsprechend bereiter er in demselben Raum einen Seminar oder einen Vortrag für das Scrumteam vor.
Um besser die Meinungen und Interessen des Teams analysieren und berücksichtigen zu können, sind die Online Abfragen sinnvoll, z.B. bei Mentimeter (https://www.mentimeter.com/). Auch andere online Tools kann man benutzen (z.B. https://basecamp.com).
Unterstützen bei der Durchführung von Scrum Ereignissen bei Bedarf oder auf Anfrage in der Remote Arbeit
Bei dem Durchführen von Scrum Ereignissen bei der ortsunabhängigen Arbeit in der online Welt gehört eindeutig mehr Vorbereitung und Strukturierung der Abläufe. Der Plan und die Notizmöglichkeiten für alle Mitglieder, aber auch Zeit-Management gehören zu den Scrum Master Tätigkeiten, denn die Gespräche bei den virtuellen Meetings dürfen nicht mehr als 90 Minuten stattfinden. Besser ist solche in Halbe-Stunde Takt mit entsprechenden 5 Minuten Pausen dazwischen durchzuführen um Fokus von beteiligten konzentriert zu halten. Auch die Vorbereitung von allen Teilnehmern ist hier im Voraus sinnvoll um effizient zu bleiben. Die Themen sollten Backlog-artig vorbereitet werden, Task für Task, und besser zwischen dem Team verteilt, um Vorbereitung und Auslastung dabei auszugleichen und gleichzeitig Effizienz hochzuhalten. Die schweigenden Teilnehmer sind dabei auszuspüren und gezielt (namentlich) anzusprechen, um Ihre Meinung abzuholen. Und genau das könnte schon der erste Anlass zu einer Schulung zur Selbstorganisation sein, die später für das Team durchgeführt werden kann – dass die Ziel der Scrum–Entwicklungsteam ist in Richtung Ihre Selbständigkeit zu bewegen.
Danksagung
Ich möchte Jan Lensing für das Korrekturlesen dieser Dokumentation danken.
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